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OA办公系统(2018年)产品选型着重点(厂商气质)

2018/1/14 1:53:55 来源:天生创想 []

厂商气质

OA办公系统由OA厂商全心打造,考察OA产品,其实是在考察OA厂商的“气质”。版权haohaoyun.com这种“气质”是由内而外散发出来,能够让OA客户自然的感受到,有“气质”的OA厂商:以客户OA项目成功为重,有责任感,将服务做到实处。

我们提醒OA选型人士,仔细甄别哪些OA厂商只重市场占有率,哪些OA厂商才真正关注客户。

办公自动化产品配置 通过OA厂商气质考察一关的OA厂商,还要看其OA办公系统的详细配置。其具体功能配置能够很好地处理企业日常工作、核心业务,以及与其他系统之间的整合集成,同时满足企业未来发展对OA开放性、管理性、维护性的要求,自然是CIO的理想之选。  

一般来讲,OA办公系统的基本模块包括:协同工作、表单应用、公文管理、电子邮件、文档管理、计划管理、公共信息等。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有OA功能模块评估的话,基本上遵循80:20定律,其中工作流程模块、协同工作模块、项目管理模块为企业带来的了80%的价值,其余的模块带来20%的价值。

CIO需要重点考察工作流程、协同工作、项目管理的技术水准,成为产品选型的不二选择。阅读haohaoyun.com 办公自动化廉价陷阱 往往廉价的OA办公系统,越经不起企业长期应用的考验。CIO眼中的廉价的只是对OA厂商报价的判断,OA办公系统的全面成功应用,还需要将OA部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等统统纳入成本控制范围。

CIO青睐什么样的OA办公系统呢?根据对多家CIO以及OA厂商的采访,我们了解到五大特点的OA办公系统更受青睐:

1、灵活的自定义;

2、傻瓜式的操作;

3、性能要求;

4、便于维护;

5、性价比高。

办公自动化实施方法论 高效的项目实施团队 完善的实施工具 标准化实施方法论引 办公自动化流程审批 单位在日常管理过程中,逐步会沉淀下很多规章制度,其中包括各种纸质表单、流程、数据规范、岗位说明、权限等,制度的形成、推广和优化过程,也是规范员工行为,实现内部有效分工、规范岗位操作、从人治向法制逐步进步的过程。

但是逐步累积起来的制度和规范汗牛充栋,员工根本没有办法完全学习和掌握;规章制度的优化和调整也很难实时的将最新版本传达到每位员工,因此制度的形成、推广和优化过程的高难度使得制度不能有效落地,因此构建协同办公系统流程审批子系统,对于制度落地、规范管理将有重要的意义。 流程审批包括数据表定义、表单定义、流程定义(B/S架构图形化流程定义工具)及工作流引擎,系统采用WFMC的流程标准实现各种复杂流程的电子化流转, 并且采用插件式的设计方法让工作流模块还可以被其它功能模块调用,完成相关的业务流程。

OA系统提供了从设计、应用、优化到门户展现全方位的图形化自定义,通过自定义规范、自定义表单、自定义流程、实现企业流程地图的设计;通过个性化授权,可以将常用的流程推送的个人门户,方便调用;通过规范、表单和流程的集成,可以使得员工运用制度和流程时免学习;并且该模块对企业的流程管理遵循PDCA管理法则,从发起流程到在办监控、办结查阅和效率分析进行闭环管理。网站http://www.haohaoyun.com/

流程审批主要功能如下:

1、流程门户:提供统一的分类流程调用界面。

2、发起流程:选取要发起且已经制作好的工作流程表单。

3、待发流程:流程表单填写后保存待稍后发送的工作流程。

4、流程监控:是指对正在办理的工作流程进行监控。

5、办结查阅:是指用户可以对已经结束、取消、退回的流程进行查阅。

6、流程转办:是指当前用户可以把卡在某节点的流程转办给其它人处理。

7、流程代理:是指用户出差时可以由其指定的代理人帮其处理。版权http://www.haohaoyun.com/

流程审批技术特色如下:

1、流程编号:系统能自动编号,查重,允许用户自定义编号规则;

2、签名印章:支持电子签名、电子印章技术;

3、复杂流转:支持条件路由、顺序流、分支流、并发流;支持会签、回退、撤销、分发等;

4、文件上载:允许带附件进行流转及审批;

5、图形化B/S流程编辑器:流程可以灵活、自由定制,全程B/S图形化方式拖拖拽拽定制流程,并配备了节点的流程和表单处理权限。

6、流转监控:提供所有流程,有权限控制的办理监控界面。

7、常用批阅语:允许用户自定义常用批阅语,方便快速录入;

8、流程查阅:提供已办理、待批流程的查询;

9、痕迹保留:支持正文修改痕迹保留;

10、时限提醒:根据流程设置的时限,通过邮件等方式自动完成提醒功能。

11、流程表单的自定义:无须写代码,以所见即所得的方式,可以实现表单的自定义。

12、流程中可以进行短信督办提醒。

13、提供流程之间的自动转发、提供流程跟踪和催办督办。

14、支持单一审批、多人并行审批、多人顺序审批、多人审批一人认可和主办/协办阅批的组合审批模式。好好孕15、采用在线office编辑正文,完全适应客户操作习惯。

16、提供软件和硬件两种电子签章/电子签名功能的解决方案。

17、消息提醒与查看跟踪:系统在审批过程中提供了短信、即时通讯等多种手段提醒下一办理人。

18、流程引擎:独立的流程引擎设计,其它功能模块可以灵活调用工作流引擎,实现各功能模块的业务流转,如信息管理、公文管理、综合办公、名片订购等,工作流程作为独立的服务可被各模块引用,流程引擎与表单定义相结合产生工作流程的独立应用“工作流程”模块。

19、构建复杂流程模型的能力:智能的工作流引擎,提供标准活动、子活动、虚拟活动、自动返回等多种活动类型;采用前驱、后继的模式可以建立任意模型的流程,同时支持由流程办理人选择下一环节及由表单内容条件判断来实现流程的路由,并在条件路由时支持与表单中各字段的关系判断并支持与流程启动人或上一办理人的职务级别的判断。

20、流程办理人(参与者):丰富的流程参与者的选择方式,可以按角色与组织或职位或发起人相同办公地点的组合计算得到参与人、也由当前办理人从指定范围中选择、从所有用户中选择,从上一办理人本部门中选择、可以是发起人,发起人的领导、以及从指定的群组中选择等多种方式满足日常办公中对流程办理人的选择要求。

21、办理类型:系统支持只有单个人办理的模式,支持从多个人中任一办理人办理完毕即可模式,支持多个依次办理模式,支持多人同时办理模式、允许办理过程中转给其他人办理模式、支持阅办不影响流程流转的模式。阅读haohaoyun.com

22、接口:预留丰富的扩展接口,可与其它业务管理系统进行数据交互,从而实现采用工作流建立各业务系统之间的通道,实现业务的顺畅连接。

23、流程例外处理:流程当前办理人可以退回流程,监控人可以撤办流程,收回流程,管理员可以转交流程给其他人员办理,当事人可以提前设置工作代理指定流程代办人。

24、手写意见:流程审批和灵活选择手写和键盘两种方式批写意见,可在线编辑WORD及excel等多种形式的文档,痕迹保留,电子签章等。

25、流程关联:可通过子流程进行流程与流程之间的关联,在子流程中可以链接到主流程,在主流程中可以链接到所有相关的子流程。

26、工作代理:可通过工作代理的方式授权他人代办流程审批工作,工作代理可以指定到流程,可以指定代理来自某范围内的流程

27、表单兼容:灵活的表单定义工具,可以定义各类流程表单,可从word/excle中定义工作流程所需表单样式并通过设置表单内容与自定义的数据库结合;实现强大的表单定义能力,自定义数据库不仅定义表单元素,还可以定义这些元素在界面的表现形式及可以关联数据库;可以实现主从表;实现不同流程环节表单不一样,并可以实现显示表单与打印表单不一致。

28、流程办理:流程办理时按待办、在办、办结等分类,并可按时间、缓急、类型等多种模式分类供用户选择办理优先级较高的流程。

办公自动化传媒行业 传媒行业协同管理解决方案,从组织中“人、事件、资源”之间的协同关系着手进行管理,以组织中的“执行”信息为对象,有效地帮助传媒企业解决所面临的问题。 行业涵盖:电视媒体,网络媒体,广播,报刊,移动终端[5] 等子行业。 行业特点 传媒业是信息服务业与文化产业交叉的一个边缘性产业。信息量十分庞大,传媒企业的重要工作之一就是甄别信息的真假,良莠,做到信息整合,信息检索,去伪存真。 传媒行业具有相对垄断性,有着独特的盈利模式和良好的盈利能力,并存在显著的规模效益及多元化效益。传媒企业通常规模庞大,人员从聘用方式,管理方式,工作方式上都比较多元化。

传媒行业相比其他行业更强调融合集约资源共享,主要从以下三方面实现:

1.跨媒体资源共享;

2.集约方式促成组织内变革;

3.本地化策略扩展势力。

面临的问题包括: 生产方式是柔性化,人机一体化,产品生产的质量和数量在生产过程中不易介入管理和监控,生产过程的可控程度低,但结果影响巨大。 生产管理的跨度大,传媒企业通常有众多的独立子系统,工作过程一样,但工作内容不同,生产管理跨度大,人员考核与计酬十分复杂。 从业人员背景差异大,需要迅速的实现合群共处,价值认同,协调一致。 生产组织形态的松散化,生产流程由显示变成虚拟,生产线由有形变成了无形,生产岗位有固定变成了移动,虽然使成本下降,但加大了企业管理的难度。 解决方案 传媒行业协同管理解决方案,针对传媒行业集团化的趋势,协同平台可通过集团化应用,实现传媒集团组织内协同到跨组织的产业链和组织群协作的集团管控; 通过多维信息空间,构建组织信息资源管控平台,方便跨媒体资源共享;通过协作管理中心实现敏捷组织,快速响应,对传媒行业生产过程进行可视化管控;通过移动应用平台来帮助前端人员快速实现信息收集,信息上报,不受时间空间限制对信息进行采编处理及发布,帮助传媒企业提高核心竞争力。 应用价值 实现生产过程的可视化管控;提升协作效率;实现知识型产品的积累和沉淀。 办公自动化教育行业 随着新知识经济时代的到来,我国教育OA管理信息化建设开始朝标准化、规范化的方向发展,对于在原有基础上加强高校管理、提高教育教学水平、人才培养质量和办公效率等提出了更高的要求。

计算机信息技术是当代最富有活力和创造力的技术,实践证明只有把计算机信息技术很好结合到学校教学、管理工作中,大力发展网络教学应用、建设数字化图书馆、建设全面的网络社区服务等等,从而形成一流的、数字化的网络环境、教学资源、教学与学习环境、管理手段和后勤服务,才能为学校现代化教学手段和管理模式的实施提供有力的保障,为教学研究和人才培养构建现代化的信息平台[6] 。

1、校园信息门户管理 校园信息门户OA解决方案为学校提供了一个内容展现的个性化窗口,可为校园网用户提供信息的汇总、分类、搜索、发布;提供面向各类用户、不同阶段的个性化信息展现服务,实现对学校重要新闻、内部通知、规章制度建立协作机制,实现用户间的信息交流共享。 通过提供的协同OA办公系统的门户设置,可以根据单位发展的不同阶段,自行搭建不同的信息门户,实现门户的个性化、阶段化应用,如个人门户、科室门户、学校门户、教委门户、领导门户、关联门户、知识门户、制度门户、新闻门户等等,从而实现将有用的信息自动推送给有用的人;有权限要求的信息自动推送给有权限的人。把用户最关心的内容推送给用户,使用户一目了然的在一个界面上看到想要看到的信息,提高用户的工作效率。

2、日常协同管理 即时消息、协同工作解决日常工作中的全部沟通问题,沟通内容便于积累和追溯,信息获取方式可以是消息提醒框、邮件提醒、短信提醒等方式。合理安排和查询日常工作计划、日程和会议,并可将工作流程进行规范和优化,通过强大的表单和流程自定义设计功能,用户可根据自己的业务特点设计复杂的业务流程及表单,利用现有的sql输入检索功能可以抓取本系统及其他系统中的数据,实现和其他系统的数据整合。

3、公文档案管理 公文档案管理OA解决方案系统实现了收文管理和发文管理的自动化,功能包括我的收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收文查阅、收文设置等,并且公文的正文支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。可灵活设定公文流程,自动进行流程跟踪、催办、查办,并可归类存档和检索。

4、公共信息管理 公共信息包括组织机构、机关最新动态、规章制度、政策法规、办公办事指南、工程建设、信息发布等功能,内部用户可通过本系统平台,查询政府内部相关资料,以及相关动态信息。

5、论坛管理 论坛为内部的工作人员提供非正式的沟通交流平台。用户可通过论坛管理将更好的利用现代化网络资源,实现讨论发布、信息交流、信息共享,达成共识等功能。

6、会议管理 协同办公平台通过会议管理模块可实现对视频、非视频会议相关的各种资源的管理。

7、任务管理 任务管理包括自己给自己安排的任务和领导安排给我的任务,任务管理子系统的目的在于规范工作的目标,领导对任务能进行实时管控。

8、知识管理 知识管理解决方案可以实现如下功能:文件及目录操作、资料共享发布、文件检索、日志管理、文件回收站等。

9、邮件管理 个人在日常工作中有可能会给外部的人员发送电子邮件或者接收外部人员发给我的电子邮件,邮件管理子系统提供基于Web的Email发送、阅读和存储、查找功能,并支持邮件转协同。

10、人事管理 主要包括组织机构管理和部门管理,内部人员的调动、请假、出差、离职等人事相关流程,考核和合同管理。

12、车辆管理 办公室及下属单位拥有一定数量的车辆,车辆的管理成为日常事物中的一项重要工作。本系统要实现集中管理车辆的基本信息、运营、维修、事故、违章等一系列信息,有效跟踪管理每台汽车的使用状况,提高工作效率,使企业车辆管理更加科学、更加规范。

13、物品管理 物品管理主要对各单位内部的办公用品进行采购、领用管理,对分支机构及部门内部办公用品的费用分摊以及分支机构、部门内部领用的数量进行统计。

14、设备管理 设备管理的主要作用是完成单位设备日常业务的核算和管理,按部门和单位实现对设备资产的基本信息录入、查询、采购、领用、调拨转移、维修折旧等管理。

15、督办管理 每一个任务(包括公文处理、个人任务、部门任务等)一般都有一个标准的办理时间,甚至是细化到每一个流程中处理节点的办理时间。因此协同办公系统针对每一个任务流程的每一个处理节点设置了标准办理时间,如果超过这个时间,可以通过催办、督办、提醒等方式提醒处理人处理。

16、移动OA办公管理 移动办公是一套将移动通信元素与协同办公系统有机的结合在一起,集日常办公、信息查看、内部通信等多项功能为一体的在线办公沟通工具;为实现信息沟通和资源共享,尽量节省投资,应对终端手机有较高的兼容性,不同平台及智能程度的手机终端能实现相同的功能。

综上所述,OA办公系统厂商要想在行业中立足,赢得客户的认可,那就要先做好产品及产品服务。PHPOA! 是OA办公系统业内唯一开源的产品,功能全、灵活、安全、稳定,是你的不二之选。PHPOA!国内首家专业OA办公软件开源服务提供商,采用PHP+MYSQL开源语言,一直致力于应用管理软件基层研发,现己推出企业、政府、集团、SAAS等应用平台而且,PHPOA企业运营管理平台还能通过增减功能模块,让购买系统的价格进行调整,来满足不同企业的办公需求!

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